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 參展指南  
展品運輸

    由于各國海關的情況不同,因此以下的內容僅針對一般情況下的國際展覽運輸。
    如何將展覽品安全、準時、經濟地運到參展國的展館。一般均全權委托外運公司進行(外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進行)。按外運公司的要求,展覽組織者應提供有關展覽品的資料,展覽會地址、日期、收件人,以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。

應該提醒注意的事項尚有:
    出展運輸的操作流程與復雜程度對比于來展運輸來講可謂是有過之而無不及。所屬不同行業的參展商所要運輸的不同展品根據在不同國家的不同類別展會中,其操作方式和要求也不盡相同。這就需要負責出展運輸的展品運輸貨運代理要具備更高的水平與操作能力。同時由于復雜程度的加深各種不同問題的出現也在所難免現對參展商所最關心的幾類問題做一些簡單評述。
    展品安全首當其沖
    展品安全顧名思義就是指展品在運輸途中的安全問題也是參展商最為關注的問題。根據安全的性質來分具體可分為兩類:展品的顯性安全問題例如展品在運輸途中發生包裝破損展品損壞展品遺失等等;另一類為展品的隱性安全問題。例如展品無法在布展前應參展商要求準時送達以致于參展商無法正常布展、參展。這種情況下雖然展品客觀上完好無損但是已然失去了參展的意義。
    首先,參展商在備貨時,應使用標準、規格的包裝箱包裝,這也為展品能夠安全送達提供了前提條件。如包裝箱為紙箱,所提供的包裝應適合反復拆裝及多次搬運的要求,否則經常會出現展品按時安全送到展位,但包裝的紙箱早已支離破碎,無法適應回運的包裝要求;如展品為機器設備或貨值較高時,應盡量采用免熏蒸、無蟲蛀、無腐蝕、無樹皮的木箱包裝,包裝箱內加固要符合運輸要求,要有適合機力搬運的底拖存在,不能出現簡易包裝或無包裝。
    其次,以參展商在送貨至展品運輸代理的指定倉庫為例,須要求倉庫的相關負責人出具展品入庫清單或收據,此為展品順利送達展品運輸代理手中的收貨證明。此證明上要注明倉庫所收展品的件數、體積、毛重與包裝箱狀況。在倉庫收貨時發現包裝箱出現裂縫、破損、展品外露等情況,應與展品運輸代理負責人溝通要求倉庫重新加固、打包,避免出現展品在運輸途中出現損壞、遺失。
    展品時效至關重要
    展品時效問題也是展覽運輸的核心問題集中體現著展品運輸的特點。展品運輸區別于其他運輸業最重要的一點就是展品運輸的時效性:展品無論是來展運輸還是出展運輸在運輸操作中必須做到在開展前送到也就是指最晚要在DURATION TIME(展會展覽期間)之前送到以便參展商有足夠的時間布展。這也從側面體現第一點的展品隱性安全問題。為了達到展品運輸的時效性在展品運輸階段中時間點的操作就需要參展商多加注意。
    (1)最晚截止進倉時間
    在運輸指南中會明確標示出展品最晚截止進倉時間,所以,參展商要根據此最晚進倉時間來準備展品。萬一出現錯過最晚進倉時間,參展商應及時與展品運輸代理協商其他辦法解決,根據實際情況而講,或推遲最晚進倉時間,或選擇第二口岸安排出貨,或采取更換運輸方式如采用空運、快遞等安排運輸。
    (2)最晚截止遞交報關單據時間
    從現實操作來講,遞交報關單據時間要早于展品進倉庫的時間。展品運輸代理在收到展品清單或裝箱單、發票后,根據展品的中英文名稱、商品編碼來確定是否貨物(是否)可以進口或永久進口到國外。有些國家對于中國某些行業展品是不允許永久進口的,例如摩托車整車在印度不允許進口。在此基礎上,參展商應把報關單證備好,及時送達到運輸代理要求的指定報關行進行報關事宜。
    運輸服務統籌歸劃
    運輸服務上述三條中都可以涵蓋到運輸服務的范圍中.但這里所提及到的運輸服務分為:一、在出展操作中的一般服務具體為展品運輸代理與參展商前期的溝通運輸指南等資料的傳發在操作中單據與貨物的的傳遞與交接展品運輸末期的現場協調送貨等。二、在出展展品運輸的整個流程中危機處理的服務能力問題。由于展品運輸的時效性在運輸中無論哪一環節出現問題都會推延運輸時間為按時送達展品積累風險危機出現的越晚拖延的時間越長展品按期送到展位的風險就越大。
    (1)臨危不懼考量能力
    在展品運輸中,展品運輸代理的服務一直是參展商所關心的問題,服務態度、服務水平、危機處理能力等都體現著展品運輸代理的綜合能力。其中危機處理能力尤為重要,展品運輸中出現危機處理得不及時不到位,就會影響到整體展品運輸的順利程度。一般來說無論企業性質如何凡是具有一定規模的公司都具有危機處理能力只是能力的大小有區別。舉例來說無論何種原因造成參展商展品耽誤船期展品運輸代理可以通過重新更改船公司定艙來減少航行時間;更改出運港口出口來縮短航行時間;時間緊迫時通過更改運輸方式來加快運輸流程等等。所以拖延的時間越長出現危機的時間越晚要求展品運輸代理具備的危機處理能力就越強。
    (2)冷靜配合處理危機
    在危機到來時無論責任在于誰參展商都應盡量保持鎮靜積極配合展品運輸代理去尋求解決方式切忌急躁急躁只能使雙方的關系更不融洽會拖延解決問題的最佳時期往往會導致更加嚴重的后果等問題解決了在相互協商權責問題也不遲;除此之外參展商也可向其他熟知的展品運輸代理咨詢謀求支持以便得到其他解決辦法。
    多數展會聯亞國際提供展品運輸的服務,并督促運輸代理按時將參展樣品運至展位,集貨時間一般在開展前2個月左右。參展企業須提前準備好參展樣品,并填寫準確完整的報關清單,提供給運輸代理。按照《運輸指南》中的時間及時將樣品送至集貨倉庫,聯亞國際會與運輸代理保持密切聯系,了解樣品運輸情況及清關情況。

[瀏覽次數:17100]    [發布時間:2008-11-11]
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